Campi personalizzati
Creare e gestire i campi personalizzati nei Contatti o in vari documenti
Campi personalizzati – Spiegazioni
Attenzione: manipolare direttamente i campi personalizzati, cancellando dei valori o effettuando degli errori, può portare a malfunzionamenti o a perdite di dati all'interno del vostro gestionale.
Impostazioni > Campi personalizzati
La nuova versione di TotalGest introduce un sistema nuovo per creare e gestire i campi personalizzati, in questa pagina spieghiamo di cosa si tratta, mentre in questa trovate degli esempi.
Questi possono essere inseriti in tutti i documenti, sia come campi generali che come campi aggiuntivi alle righe di dettaglio e si può anche decidere se questi campi debbano essere stampati o meno.
Moduli su cui aggiungere un campo personalizzato
I campi personalizzati si possono aggiungere a tutti i moduli.
| Abbonamenti Bollettini Bollettini – Righe documento Bollettini d’entrata Bollettini d’entrata – Righe documento Clienti |
Fatture Fatture – Righe documento Fatture fornitori Fatture fornitori – Righe documento Note di credito Note di credito – Righe documento Offerte Offerte – Righe documento |
Ordini Ordini – Righe documento Ordini fornitore Ordini fornitore – Righe documento Prodotti Ricevute – Righe documento Servizi |
Creare un nuovo campo personalizzato
(1) Selezione del modulo al quale aggiungere un campo
(2) Titolo campo: nome visualizzato del campo (label)
(3) Selezione dell'icona personalizzata per questo campo (solo da versione 3.5.1)
(4) Tipo di dato: il campo può essere un campo di testo, un’area di testo, un numero intero o decimale, un radio button SI/NO, una data o un elenco oppure un campo variante
(5) Attributi: valori del tipo di dato
(6) Ordinamento: del tipo numerico ascendente (dal più piccolo al più grande)
(7) Opzioni del campo che si sta inserendo. Queste permettono di usare il campo in diversi modi.
Nota: Non tutte le opzioni sono le medesime su tutti i moduli, alcune selezioni hanno più opzioni di altre.
Autocompletamento » funziona solo se al (3) viene selezionato Testo. Vengono inseriti i valori con autocomplete in base a quanto già inserito.
Mostra nell’elenco » campo mostrato nell’elenco dei moduli (viene creata una colonna nuova).
Includi nella ricerca » rende il campo personalizzato ricercabile.
Aggiungi filtro » viene aggiunto un filtro nella barra di sinistra con i filtri di ricerca.
Stampa nei rapporti » il campo viene stampato nei report in pdf.
Stampa nei documenti » il campo viene stampato.
(se non è vuoto) » fa riferimento alla selezione precedente Stampa nei documenti.
Campi vari COPIA » permettono ad un campo personalizzato di essere convertito e trascinato tra moduli diversi. Ad esempio si possono creare dei campi in una offerta e poi ritrovarseli in una fattura grazie alla semplice conversione.
(8) Bottone per salvare o cancellare
Differenza tra modulo e righe di dettaglio
Se al punto (1) dell’immagine sopra, selezionate dei moduli principali, i vostri campi personalizzati compariranno nei pannelli grigi:
Se invece la vostra selezione al punto (1) è per l’inserimento dei campi personalizzati nelle righe di dettaglio » – Righe documento:
questo andrà ad attivare i nuovi campi, nelle righe di inserimento (righe verdi di ogni documento dentro TotalGest).
Col bottone di modifica (9) si apre una finestra per compilare il campo che è mostrato sulla riga (10).
I campi possono essere mostrati in 2 modi diversi » la selezione è al punto (8) e può essere:
COLONNA » ideale per campi corti con poco testo e che non occupano eccessivamente spazio orizzontale (dato che le righe di dettaglio di un documento sono già molto cariche di informazioni).
RIGA » ideale per tutti i campi.
Video con esempio di creazione
Campi personalizzati – Esempi
Impostazioni > Campi personalizzati
In questa pagina ci siamo occupati di spiegare cosa sono e come si creano dei campi personalizzati, mentre qui vediamo qualche esempio concreto.
Lista degli esempi proposti:
- Aggiunta di un campo “Articolo fornitore” alle vostre offerte
- Nr. di Impianto di un cliente, come impostarlo usarlo nei documenti
1. Aggiunta di un campo “Articolo fornitore” alle vostre offerte
State creando un’offerta / preventivo e volete aggiungere il numero di articolo originale del fornitore negli articoli che vendete.
In questo modo tenete traccia di quale articolo proponete al vostro cliente e da quale fornitore lo prendete (in caso di acquistiate da più fornitori).
(1) Inseriamo dei campi personalizzati sulle righe di un’offerta
(2) I 2 campi creati (Fornitore, Art. Fornitore) sono simili. Sul primo abbiamo selezionato anche AUTOCOMPLETAMENTO, di modo che il sistema ci possa suggerire i fornitori che abbiamo già salvato in precedenza.
Una volta creati i campi, ci si può spostare nelle offerte e crearne una di test.
(3) Bottone che apre una finestra dove si trovano tutti i campi personalizzati.
(4) (5) Aggiungendo un nuovo prodotto (nell’esempio il Prodotto Cinque), il sistema ci mostra anche i campi personalizzati e ci permette di compilarli immediatamente:
2. Nr. di Impianto di un cliente, come impostarlo ed usarlo nei documenti
Nelle schede anagrafiche di un cliente, si possono salvare anche le informazioni relative, ad esempio, ad un impianto di riscaldamento.
Questa informazione la vogliamo mostrare nei vari documenti che creeremo: offerte, bollettini, fatture ed eventuali abbonamenti di manutenzione.
Creiamo il nuovo campo:
(1) Selezione del modulo CLIENTI
(2) Opzioni che ci permettono di vedere ed usare il campo in altri moduli (selezione Copia in…) e di stamparlo nei documenti » leggi approfondimento seguente.
Duplicare il campo in altri moduli
Se il nostro campo appena creato, lo vogliamo avere anche, ad esempio, nelle fatture, allora lo stesso lo dobbiamo creare anche nel modulo fatture:
Il campo, come vedete, si chiama cf_NrImpianto, nome uguale a quello creato in precedenza sotto il modulo Clienti.
È quindi obbligatorio che abbiano il medesimo nome » quando lo create, basta sovrascrivere il nome che si crea in automatico.
(3) Campo personalizzato all’interno della scheda anagrafica del cliente
Ora che abbiamo creato il campo e che lo abbiamo duplicato nelle fatture, possiamo creare una fattura al cliente e vedere stampato in automatico il Nr. Impianto.
(4) Area dove viene mostrato il campo personalizzato all’interno di una fattura
Generando la fattura in PDF, questa mostrerà il campo personalizzato (5):
