Contatti La scheda di un Contatto Nella scheda di un Contatto si trovano le informazioni principali e tutti i movimenti ad esso collegati. (1) TAB e movimenti in altri moduli Nella diversi TAB ci sono tutti i documenti creati negli altri moduli relativi al Contatto attuale: (2) Categorie Il Contatto può essere associato a diverse Categorie, e successivamente essere cercato/esportato in base a diversi filtri di ricerca: (3) Campi personalizzati Si possono creare/aggiungere dei campi personalizzati che verranno mostrati in questo punto: (4) Indirizzo di spedizione Fino alla versione 4.2.0 era possibile aggiungere un unico indirizzo di spedizione aggiuntivo (diverso dal contatto principale) >> ora sono stati aggiunti gli indirizzi di spedizione multipli. Se si seleziona Abilitato, comparirà il pannello per poter inserire il nuovo indirizzo: In caso venga selezionato l'indirizzo in fase di stampa, verrà stampato un foglio A4 aggiuntivo con l'indirizzo di spedizione separato rispetto al resto del documento: Cancellare un contatto Per poter cancellare un contatto, questo non deve avere documenti associati ad esso.Si devono prima cancellare i documenti ed in secondo momento la scheda del contatto. (1) Cestino opacizzato = contatto non cancellabile, cioè ci sono documenti in esso.(2) Cestino nero = si può cancellareStatistiche sul fatturato di un contatto Per vedere il fatturato dei clienti per un periodo, ci sono le statistiche presenti nel modulo Contatto. Contatto > Statistiche L'impostazione di default prevede la visione degli ultimi 2 anni civili completi (1) e del periodo Gennaio-Mese Corrente sempre a confronto (2). Si possono aggiungere o togliere (3) periodi alla tabella. Quelli a disposizione sono: anni civili (da quando si ha iniziato ad usare TotalGest) ultimi 3-6-9-12 mesi (dalla data corrente in cui si guarda) (4) Tutte le colonne sono ordinabili in modo ascendente/discendente. (5) I dati di possono esportare in diversi formati: (6) Formati disponibili per l'esportazione: XLSX XLS CSV ODS HTML Filtrare i contatti in base alla Nazione La ricerca avanzata permette di filtrare i contatti in base ad ogni campo presente. Il campo della Nazione/Paese, si comporta in modo un po' differente, dato che per cercarlo si deve indicare un ID e non il nome stesso della Nazione. Quindi, ad esempio, per cercare tutti i contatti con la nazione Svizzera, di deve ricercare l'ID 206: Ecco quindi la lista di tutte le Nazione presenti nel campo Nazione di un contatto: Lista rapida Svizzera = 206Liechtenstein = 124Italia = 107Francia = 74Germania = 82Austria = 14 Lista completa in ordine alfabetico I nomi sono in inglese ID NAZIONE 1 Afganistan 2 Albania 3 Algeria 4 American Samoa 5 Andorra 6 Angola 7 Anguilla 8 Antarctica 9 Antigua and Barbuda 10 Argentina 11 Armenia 12 Aruba 13 Australia 14 Austria 15 Azerbaijan 16 Bahamas 17 Bahrain 18 Bangladesh 19 Barbados 20 Belarus 21 Belgium 22 Belize 23 Benin 24 Bermuda 25 Bhutan 26 Bolivia 27 Bosnia and Herzegowina 28 Botswana 29 Bouvet Island 30 Brazil 31 British Indian Ocean Territory 32 Brunei Darussalam 33 Bulgaria 34 Burkina Faso 35 Burundi 36 Cambodia 37 Cameroon 38 Canada 39 Cape Verde 40 Cayman Islands 41 Central African Republic 42 Chad 43 Chile 44 China 45 Christmas Island 46 Cocos Islands 47 Colombia 48 Comoros 49 Congo 50 Congo 51 Cook Islands 52 Costa Rica 53 Cote d'Ivoire 54 Croatia (Hrvatska) 55 Cuba 56 Cyprus 57 Czech Republic 58 Denmark 59 Djibouti 60 Dominica 61 Dominican Republic 62 East Timor 63 Ecuador 64 Egypt 65 El Salvador 66 Equatorial Guinea 67 Eritrea 68 Estonia 69 Ethiopia 70 Falkland Islands (Malvinas) 71 Faroe Islands 72 Fiji 73 Finland 74 France 75 France, Metropolitan 76 French Guiana 77 French Polynesia 78 French Southern Territories 79 Gabon 80 Gambia 81 Georgia 82 Germany 83 Ghana 84 Gibraltar 85 Greece 86 Greenland 87 Grenada 88 Guadeloupe 89 Guam 90 Guatemala 91 Guinea 92 Guinea-Bissau 93 Guyana 94 Haiti 95 Heard and Mc Donald Islands 96 Holy See (Vatican City State) 97 Honduras 98 Hong Kong 99 Hungary 100 Iceland 101 India 102 Indonesia 103 Iran (Islamic Republic of) 104 Iraq 105 Ireland 106 Israel 107 Italy 108 Jamaica 109 Japan 110 Jordan 111 Kazakhstan 112 Kenya 113 Kiribati 114 Korea 116 Kuwait 117 Kyrgyzstan 118 Lao People's Democratic Republic 119 Latvia 120 Lebanon 121 Lesotho 122 Liberia 123 Libyan Arab Jamahiriya 124 Liechtenstein 125 Lithuania 126 Luxembourg 127 Macau 128 Macedonia 129 Madagascar 130 Malawi 131 Malaysia 132 Maldives 133 Mali 134 Malta 135 Marshall Islands 136 Martinique 137 Mauritania 138 Mauritius 139 Mayotte 140 Mexico 141 Micronesia 142 Moldova 143 Monaco 144 Mongolia 145 Montserrat 146 Morocco 147 Mozambique 148 Myanmar 149 Namibia 150 Nauru 151 Nepal 152 Netherlands 153 Netherlands Antilles 154 New Caledonia 155 New Zealand 156 Nicaragua 157 Niger 158 Nigeria 159 Niue 160 Norfolk Island 161 Northern Mariana Islands 162 Norway 163 Oman 164 Pakistan 165 Palau 166 Panama 167 Papua New Guinea 168 Paraguay 169 Peru 170 Philippines 171 Pitcairn 172 Poland 173 Portugal 174 Puerto Rico 175 Qatar 176 Reunion 177 Romania 178 Russian Federation 179 Rwanda 180 Saint Kitts and Nevis 181 Saint LUCIA 182 Saint Vincent and the Grenadines 183 Samoa 184 San Marino 185 Sao Tome and Principe 186 Saudi Arabia 187 Senegal 188 Seychelles 189 Sierra Leone 190 Singapore 191 Slovakia (Slovak Republic) 192 Slovenia 193 Solomon Islands 194 Somalia 195 South Africa 196 South Georgia 197 Spain 198 Sri Lanka 199 St. Helena 200 St. Pierre and Miquelon 201 Sudan 202 Suriname 203 Svalbard and Jan Mayen Islands 204 Swaziland 205 Sweden 206 Switzerland 207 Syrian Arab Republic 208 Taiwan, Province of China 209 Tajikistan 210 Tanzania, United Republic of 211 Thailand 212 Togo 213 Tokelau 214 Tonga 215 Trinidad and Tobago 216 Tunisia 217 Turkey 218 Turkmenistan 219 Turks and Caicos Islands 220 Tuvalu 221 Uganda 222 Ukraine 223 United Arab Emirates 224 United Kingdom 225 United States 226 United States Minor Outlying Islands 227 Uruguay 228 Uzbekistan 229 Vanuatu 230 Venezuela 231 Viet Nam 232 Virgin Islands (British) 233 Virgin Islands (U.S.) 234 Wallis and Futuna Islands 235 Western Sahara 236 Yemen 237 Yugoslavia 238 Zambia 239 Zimbabwe 240 Serbia Email e destinatari multipli negli invii Dalla versione 3.5.1 sono stati introdotti i destinatari multipli in base ai moduli di TotalGest. Cioè, potete inviare le offerte al contatto X, i bollettini di consegna ad un contatto Y mentre le fatture vanno inviate per mail al contatto Z. Nella scheda di un contatto: (1) Indirizzo email generico come usato fino ad ora Sotto di questo si trova la nuova area per l'impostazione di indirizzi email specifici: (2) Selezione del modulo: si può impostare per quale modulo questo account è il destinatario dei documenti inviati per email da TotalGest.Si può impostare anche Tutti oltre agli altri singoli moduli installati. (3) Nome del contatto >> nome mostrato come mittente (4) Indirizzo email del contatto(5) Aggiunta di un nuovo destinatario >> una volta creato, cliccare su applica per salvare Statistica tempo medio di pagamento Dalla versione 3.5.3, sono stati introdotti dei nuovi valori statistici sul tempo medio di pagamento di un cliente. Questi valori (espressi in giorni) ci indicano se un cliente è un "buon pagatore" oppure un "pessimo pagatore". Scheda di un contatto > TAB > Dettagli Periodo usato per il calcolo statistico Il periodo massimo preso in considerazione è di 5 anni. Anche se ci possono essere clienti da più tempo, abbiamo considerato che 5 anni è un tempo sufficientemente ampio per poter avere dei valori rappresentativi di quanto ricercato. Tempo medio di pagamento (fatture pagate) Per il calcolo sono considerate solo le fatture pagate completamente (quindi chiuse) degli ultimi 5 anni. Tempo medio di pagamento (fatture pagate e fatture scadute) Per il calcolo sono considerate le fatture pagate completamente e anche le fatture scadute e non pagate al 100% (quindi parzialmente, ad es. acconto). Giorni mediano Valore mediano dei giorni, abbiamo usato quello perché non falsa i valori quando, ad esempio, c'è una fattura che è rimasta dimenticata. EsempioLa mediana dei seguenti giorni (20, 22, 23, 23, 23, 28, 30, 35, 360) è 23 mentre la media "classica" è 62.67.  https://it.wikipedia.org/wiki/Mediana_(statistica) Giorni medio (media "classica") È presente un tooltip sul valore mediano (passateci sopra con il mouse): valore indicato a titolo di paragone tra media e mediana.Nota: i 2 valori dovrebbero esserre abbastanza vicini Se i due valori distano molto potrebbe essere perché: c'è una fattura pagata in estremo ritardo oppure immediatamente (1-2 giorni dall'emissione) >> comunque con un valore fuori dalla normalità >> vd. esempio sopra Giorni mediano oppure c'è una distribuzione strana che può capitare se ci sono pochi dati e i valori distano tanto tra di loro.Esempioe.s. la mediana dei seguenti giorni (1, 1, 5, 35, 360) è 5 mentre la media "classica" è 80.4. Giorni ponderati per l'importo fattura L'idea dietro a questo valore è quella di dare importanza all'importo della fattura.Ci interessa sapere il tempo di pagamento per le fatture con un importo alto, non, ad esempio, una da 10 centesimi. Il calcolo effettuato è: somma (totale fattura * giorni di pagamento fattura ) di tutte le fatture, con successiva divisione per la somma del totale di tutte le fatture. EsempioFattura 1 di 10'000.- viene pagata in 240 giorni. Fattura 2 di 100.- viene pagata in 30 giorni.Il calcolo è (10000 * 240 + 100 * 30) / (10000 + 100) = 238 giorni (circa)Se, sempre per esempio, invertiamo i tempi di pagamento delle due fatture:Fattura 1 di 10'000.- viene pagata in 30 giorni. Fattura 2 di 100.- viene pagata in 240 giorni.il calcolo è (10000 * 30 + 100 * 240) / (10000 + 100) = 32 giorni (circa) Al contrario dei calcoli della media e mediana, questo calcolo prende in considerazione i pagamenti parziali. EsempioFattura di 10'000.-, viene pagato un acconto di 9'000.- (90%) dopo 30 giorni e saldata completamente dopo 120 giorni.(9000 * 30 + 1000 * 120) / (9000 + 1000) = 39 giorniIl caso contrario:Fattura di 10'000.- viene pagato un acconto di 1'000.- (10%) dopo 30 giorni e saldata completamente dopo 120 giorni.(1000 * 30 + 9000 * 120) / (9000 + 1000) = 111 giorni Altro esempio: il cliente che paga subito l'importo piccolo ma ci mette un po' con gli importi grossi. Fattura 1: Importo 10'000.- tempo 120 giorni,Fattura 2: Importo 100.- tempo 30 giorni,Fattura 3: Importo 100.- tempo 30 giorni,Fattura 4: Importo 10'000.- tempo 120 giorni,Fattura 5: Importo 100.- tempo 30 giorni, Mediana: 30 giorni, Media: 60 giorni, Giorni ponderati all'importo: circa 118 giorni. Se facciamo l'inverso (poco probabile) il cliente paga subito l'importo grosso ed è lento a pagare quelli piccoli. Fattura 1: Importo 10'000.- tempo 30giorni,Fattura 2: Importo 100.- tempo 120 giorni,Fattura 3: Importo 100.- tempo 120 giorni,Fattura 4: Importo 10'000.- tempo 30 giorni,Fattura 5: Importo 100.- tempo 120 giorni, Mediana: 120 giorni, Media: 120 giorni, Giorni ponderati all'importo: circa 32 giorni. Nei casi normali, dove un cliente paga in modo regolare e simile nel tempo, tutte e 3 le medie dovrebbero essere simili. Estratto conto di un cliente Dalla versione 3.5.3 sono state aggiunte le stampe di estratti conto per cliente. Contatto > Stampa > Selezionare l'estratto conto Si possono anche impostare gli invii automatici tramite email, nei quali si trova un allegato in pdf come da esempio seguente: Gli invii automatici, seguono una logica che è personalizzabile a seconda delle proprie esigenze e peculiarità. Si possono impostare i giorni di invio, la frequenza e notifiche di altro tipo, sia al cliente che a voi fornitori. Un esempio di logica è il seguente: Per avere informazioni ulteriori, siete pregati di contattare un nostro consulente direttamente.