Impostazioni del mandante

Le impostazioni di base di un mandante

Dettagli

Questo è il primo tab dove si trovano:

Dati sul mandante

(1) Dati sulla società o sul (2) colore che si può impostare (leggi di più sulla scelta del colore)

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Dati IVA

Se siete contribuenti IVA, qui potete inserire il vostro numero IVA personale e aggiungere le aliquote relative alla vendita dei vostri prodotti / servizi.

Nota: dal sito della Confederazione, le informazioni complete sulle aliquote IVA »

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La votazione del 25 settembre 2022 ha sancito l’aumento delle aliquote IVA in Svizzera a partire dal 1 gennaio 2024.
Le nuove aliquote saranno:

8.1% » aliquota normale (cioè tutto ciò che non è aliquota ridotta o speciale)
2.6% » aliquota ridotta (semplificando: alimentari, cultura, medicine)
3.8% » aliquota speciale (settore alberghiero)

A partire dal 01.01.2024 con TotalGest potrete aggiornare i prezzi in modo automatico, scegliendo, come avevamo fatto al momento dell’aumento precedente (01.01.2018) come modificare i prezzi.

Per i casi di fatturazione a cavallo tra i 2 periodi di aliquote diverse o se fosse necessario fatturare oggi qualcosa di pertinenza del 2024 (e quindi datato 2024), si possono creare le aliquote nuove e post datare la fattura relativa.
(come cambiare la data e la numerazione di una fattura tra anni diversi)

Dati valuta

TotalGest è multi valuta, potete quindi lavorare utilizzando più valute.
Per ogni valuta, potete inoltre impostare la struttura dei numeri: arrotondamento, decimali e separatori per i decimali o le migliaia.

Nota: ogni valuta ha la sua struttura per separare i decimali e le migliaia. Qui trovate le spiegazioni e gli esempi »

Dalla versione 3.6.0 sono state apportate diverse modifiche a queste impostazioni sulle valute


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Opzioni Generali

In questo pannello si trovano alcune impostazioni globali ulteriori: uso dei prezzi con o senza IVA (nelle righe di dettaglio, non a livello globale), scelta globale sul numero di decimali e lingua predefinita per le schede anagrafiche.

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Se modificate il numero di decimali a 3, 4 o 5, tutti i prezzi verranno poi mostrati in questo modo.
Fate delle prove nella demo online per capire cosa accade.

Numerazione / ID

Nei seguenti campi puoi scegliere il numero dal quale partire con la numerazione univoca. Il primo documento dell’anno partirà con il template scelto.
Il primo numero utilizzato è quello inserito nella casella, i successivi saranno incrementati di 1.
È ammesso inserire delle costanti per utilizzare l’anno corrente. Con il cambio di anno verrà utilizzato il nuovo numero automaticamente.

Costanti valide

%Y %y: indica l’anno corrente. Può essere utilizzato solo all’inizio del numero. Es: %y001 = 18001

Numerazione

(1) Prefisso
(2) Numerazione: consigliamo l’impostazione di 4 cifre, di modo che oltre possiate tranquillamente andare oltre i 1000 documenti per modulo.
(3) Suffisso

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Dalla versione 3.1 di TotalGest, si può cambiare la numerazione dei documenti (nr. Fattura, etc...) all'interno del documento stesso.

Leggi qui l'articolo su questa funzionalità >>

 

Opzioni Generali

Questo tab è contiene molte impostazioni e configurazioni legate soprattutto, ma non solo, alla stampa.
Con TotalGest 3, abbiamo cercato di ordinare meglio tutto, andando a creare diversi pannelli colorati che raggruppano le diverse opzioni.

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Opzioni per la stampa

Qui si trovano le maggior parte delle impostazioni per la stampa.
Decidete voi come e quali voci stampare.

(1) Pannello VERDE

Decidete se stampare sui documenti:

(2) Pannello GRIGIO 

Decidete se stampare sui documenti:

Stampa nell'indirizzo dei documenti (Clienti)

(3) Pannello BLU

In questo pannello ci sono le impostazioni del carattere e della posizione di alcuni elementi, come:

(4) Pannelli ARANCIONI

Ci sono 3 pannelli con ulteriori impostazioni generali, per le fatture e per le offerte.

Generali

Decidete se stampare sui documenti:

Impostazioni dei margini di stampa.

Fatture

Decidete se stampare sui documenti:

Impostazioni della grandezza del carattere + interlinea.

Offerte

Decidete se stampare sui documenti:

Opzioni avanzate

In quest’area ci sono 3 pannelli con delle impostazioni ulteriori.

(1) Pannello NERO

Qui si trovano alcune impostazioni importanti come:

Si possono inoltre decidere quali voci di menu mostrare.

(2) Pannello GRIGIO

Impostazioni per le Schede Anagrafiche:

(3) Pannello ARANCIONE

Impostazioni per le Articoli e Servizi:

Logo stampe - intestazione dei documenti

Impostazioni > Impostazione mandante > Modifica corrente

TotalGest permette di caricare i loghi per l’intestazione sia in formato PDF che in formato immagine JPG o PNG senza trasparenze.

N.B. Le configurazioni di TotalGest, come ad esempio modifiche all’intestazione o alle impostazioni di sistema, sono attività a pagamento.

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image-1582636423065.jpgLa soluzione migliore è usare un file PDF in formato A4, con 10mm di margine per lato: in questo modo, usando un file vettoriale, la qualità del documento PDF non verrà mai meno e inviandolo per email sarà visibile in modo impeccabile.

Se create una intestazione con Illustrator, dovete salvare il file come PDF v1.4 (Acrobat 5.x), altrimenti non sarà supportato correttamente da TotalGest.
Versioni successive da v1.5 a v1.7 creano problemi di compatibilità.

Nella sidebar laterale o qui sotto, trovi dei documenti di esempio in vari formati da scaricare ed usare per creare l'intestazione personalizzata in uno dei formati indicati sopra:

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Avete bisogno di modifiche e che queste vengano eseguite da un nostro esperto?
Compilate questo formulario, ce ne occupiamo noi:
https://www.totalgest.ch/formulario-dati-intestazione-documenti/ 

Per file in PDF si intende un file vettoriale (con i testi in tracciati o no) e non un documento che contiene un'immagine, come ad esempio inserendola in Word, dato che questo non è propriamente un documento in vettoriale.

Chiedere alla tipografica che vi stampa già del materiale (ad es. i biglietti da visita), essa vi può aiutare ad avere il file corretto.

 

 

 

 

 

Differenza tra logo in vettoriale o in immagine

Come intestazione, in TotalGest si possono usare sia immagini che file pdf in vettoriale.

La via migliore, dato che i documenti sono nel formato A4, è quella di usare un file in pdf vettoriale del formato 210x297mm (A4).

Qui spieghiamo come deve essere idealmente la vostra intestazione, mentre di seguito vi mostriamo cosa significa vettoriale rispetto ad una immagine.

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Apparentemente le 2 immagini sembrano uguali viste in questo modo, ma la (1) è una immagine, mentre la (2) è un vettoriale. 
Ingrandendole si vedranno le differenze.

Dettaglio ingrandito del logo nel formato immagine:

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Dettaglio ingrandito del logo nel formato vettoriale:

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Quello che capita quindi è che un vettore è ingrandibile senza che si perda la qualità, mentre un'immagine, se ingrandita, perde molto in qualità e si vedrà sgranata.

 

 

File

Questa è la nuova area presente da TotalGest 3 dove si gestisce ed imposta la quota per il mandante o per più mandanti, andando a configurare quote differenti a seconda delle necessità.

Lo spazio incluso con ogni licenza è di 5GB che può essere liberamente suddiviso tra i diversi mandanti.

È possibile caricare ogni tipo di file, non ci sono blocchi su nessun tipo di estensione.

Dalla versione 4.3.0 è stata aggiunta la possibilità di ridimensionare le immagini che si caricano.
 In questo modo c'è un risparmio di quota occupata e/o in caso di sincronizzazione con uno shop online, si evita che sul vostro sito finiscano immagini troppo grandi e pesanti.

Scheda riassuntiva sul mandante

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(1) Quota a disposizione

Spazio totale a disposizione.
Se fosse necessario più spazio, questo è da acquistare » qui trovate informazioni sui prezzi

(2) Quota mandante

È la quota impostata attualmente sul mandante in uso.

(3) Utilizzo mandante corrente

È la quota che sta utilizzando l’attuale mandante, con valori espressi in GB ed in percentuale.

(4) Spazio libero

In base alla quota del mandante (2) e lo spazio usato (3), qui si trova lo spazio che rimane a disposizione espresso in GB ed in percentuale.

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(5) Quota massima

Qui si imposta la quota massima per il mandante.
Quando si imposta la prima volta, il sistema mostra la quota massima impostabile.

(6) Limite di caricamento

Impostazione del limite di caricamento per singolo file.

(7) Anteprime

Abilitare le anteprime delle immagini che vengono caricate nella scheda di contatto o in un documento.
Non si tratta delle immagini associate ad un articolo, visibili nella lista articoli > per questo leggi il punto 1 qui.

Senza anteprima:

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Con anteprima attiva:

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(8) Altezza anteprime

L’altezza dell’anteprima per le immagini che vengono caricate è impostabile.
La larghezza NO, questa è predefinita e non modificabile (200px).

(9) Larghezza ed altezza cache thumbnail

Questa è un’impostazione avanzata, con la quale si controlla la larghezza delle immagini che vengono usate nelle anteprime dei pannelli blu di upload.
Se usate uno schermo largo da 20”- 22” – 24” – 27” con larghezza di 1920px o superiore, mantenere impostato una valore di 400px è la soluzione migliore.

(10) Notifiche fuori quota

Impostazione per gli avvisi di fuori quota: impostare il valore sotto il quale c’è un avviso (icona di allerta) nei pannelli blu per gli upload.
Raggiunto il limite massimo di quota occupata, non si potranno più caricare nuovi file.

Anteprima video

Mail

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Checkbox per attivare l’invio via email e per decidere cosa fare con gli allegati extra che si possono aggiungere (vd. immagine seguente) in fase di invio email e che sono saranno presenti solo nei singoli invii oppure, se salvati, oppure nella scheda anagrafica del cliente.

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Maggiori informazioni sul funzionamento degli invii di documenti via email »

Nota: per gli invii di email, la configurazione della firma, è nella gestione del profilo utente

Impostazione predefinita per tutti gli utenti di un SMTP per l'invio.
Ad ogni utente, resta la possibilità di impostarsi il proprio.

SMTP Predefinito: ne consigliamo l'uso se il dominio è in hosting presso softCodex, altrimenti per evitare problemi di invio è meglio configurare il proprio SMTP.

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Cliente

Selezione delle colonne da mostrare nell'elenco dei contatti:

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Offerta

Impostazioni globali per le offerte che vengono create in TotalGest, come ad esempio:

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Da quest'area vengono inoltre impostati i testi globali presenti nelle Offerte: testo introduttivo e testo di chiusura > punti 8 e 10 in questa pagina.

Dalla versione 3.4.0 di TotalGest si possono impostare visibili i prezzi di acquisto solo a determinati Gruppi:

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(1) Seleziona delle lingue in cui modificare i testi
(2) Testi introduttivi predefiniti > punto 8 in questa pagina.
(3) Testi finali predefiniti > punto 10 in questa pagina.

Questi testi possono essere modificati sempre successivamente su ogni singolo documento

Fatture

In questo TAB, si mette mano a molte impostazioni sui documenti:

(1) Fatture clienti / Vendita

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(1) Nella lista delle fatture si possono aggiungere delle colonne:

(2) Non permettere di modificare il cliente: blocco sulla modifica successiva alla creazione

(3) Formato della data sulle fatture e sui richiami/solleciti

(4) Numero predefinito di righe vuote nei dettagli al momento della creazione di una nuova fattura. Default è 2 righe.

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(5) Data scadenza predefinita in giorni: valore predefinito è 30 giorni. TotalGest calcola successivamente in automatico la data sulle fatture:

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(6) Inserisci la descrizione del prodotto/servizio: al momento che si inserisce un articolo/servizio all'interno di una fattura, si decide se inserire anche il testo di descrizione dell'articolo/servizio o no:

(7) Logo predefinito: come da impostato qui

(8) Template di stampa: si possono sovrascrivere le impostazioni create in:

Impostazioni >Template stampe

(9) Mostra indirizzo anagrafica dell'abbonamento: aggiunge l'indirizzo di recapito dei dati a sinistra. Serve nel caso al pt. 2 citato qui. Opzioni possibili:

(10) Dalla versione 3.4.0 di TotalGest si possono impostare visibili i prezzi di acquisto solo a determinati Gruppi:

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(2) Testi predefiniti nelle fatture

Ci sono 2 livelli di testi predefiniti sulle fatture:

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(1) Testi personalizzati: se compilati, questi testi poi si vedono su tutte le fatture indistintamente, anche su quelle già create e non si possono cancellare sul singolo documento.

Si posizionano in fondo al documento, a sinistra dei totali e possono occupare una sola riga a testa (testo 1 e testo 2: frasi troppo lunghe non vengono quindi mostrate:

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(2) Questi sono i testi globali, i quali, a differenza di quelli citati sopra al punto precedente, possono essere modificati sempre in ogni momento su ogni singolo documento.

Sono questi testi nella schermata di dettaglio:

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(3) Rate

Per abilitare la possibilità di generare delle rate sulle fatture, abilitare la funzionalità qui:

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Le rate si usano in combinazione con il modulo abbonamenti.

(4) Fatture fornitori / Acquisti

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(1) Numero predefinito di righe vuote nei dettagli al momento della creazione di una nuova fattura.
(2) Data scadenza predefinita in giorni: valore predefinito è 30 giorni. 
(3) Nella lista delle fatture si può aggiungere la colonna con il saldo (utile in caso di pagamenti multipli)
(4) Nelle report generato vengono aggiunte tutte le righe di dettaglio presenti nelle fatture
(5) Stampa il codice barcode nei documenti > codice numerico, non grafico
(6) Logo predefinito: come da impostato qui

Bollettino

Nel TAB Bollettino, si modificano alcune opzioni sulle stampe dei bollettini di consegna (vendita/clienti) e bollettini d'entrata (acquisti/fornitori).

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(1) Aggiunta dei campi telefono 1 e note 2 nelle stampe dei bollettini di consegna. 
Si intende i campi presenti nella scheda di un contatto:

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(2) Modifica del test predefinito "Data di spedizione"

(3) Dalla versione 3.4.0 di TotalGest si possono impostare visibili i prezzi di acquisto solo a determinati Gruppi.

(4) Checkbox per abilitare l'importazione di bollettini elettronici inviati da parte di un fornitore.

Se si abilita questa opzione, di devono impostare successivamente altri dettagli:

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Questa operazione richiede l'intervento di un tecnico per mappare correttamente i bollettini forniti con la struttura degli articoli all'interno del magazzino di TotalGest.

Ordine

I campi presenti sono i medesimi che si trovano nel TAB delle fatture:
(leggete le spiegazioni nell'altra pagina)

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Ricevuta

Questo TAB è abilitato e visibile solo a chi usa TotalPOS e quindi ha le ricevute di cassa.

 

Articoli / Servizi

In questo TAB, si mette mano a molte impostazioni:

(1) Magazzino / prodotti

Selezione sulle colonne da mostrare nell'elenco dei prodotti:

% IVA
Stock min. notifica
Unità di misura
Prezzo acquisto
Prezzo vendita
Magazzini		 Fornitore
Produttore
Data scadenza
Data di creazione
Codice a barra
Codice produttore		 Statistiche vendite
Ultima movimentazione
Ultima vendita
Ultimo acquisto
Gruppo 1
Gruppo 2

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(1) Mostrare le immagini nell'elenco degli articoli con una larghezza di (2), vedi esempio seguente:

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(3) Impostazione della numerazione automatica degli articoli (campo Codice)

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(4) Abilitare la generazione di codici a barre, tipologia di codice (EAN13) e prefisso.

(5) Questo blocco è da impostare qualora ci sia la necessità interna ad un negozio con vendita diretta, di generare dei codici a barre in fase di vendita che poi devono passare in cassa: si pensi ad esempio al banco dei salumi o formaggi, dove su quanto ordinato viene aggiunta un'etichetta che dovrà essere letta in cassa.

In caso di Chiosco, si possono abilitare i codici a barre per Swisslos

Queste funzionalità richiedono l'intervento di un tecnico per impostare correttamente i codici.

(6) Estensione della ricerca nella pagina di elenco/lista anche ai campi descrizione e codice 2.
Utile per riuscire a cercare anche tramite i testi nelle descrizioni degli articoli.

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(7) I valori mostrati nella scheda di dettaglio di un articoli, possono essere parametrizzati in base al tempo: 3-6-12-24 mesi.
Esempio:

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(8) Queste opzioni hanno bisogno di una spiegazione più amplia ed articolata con anche degli esempi.

Abilita materie prime: da abilitare se ci sono prodotti finiti composti da più articoli. Se abilitata l'opzione, nella scheda di dettaglio di un articolo, compare il TAB relativo:

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Abilita gestione stock avanzata (gestione pacchi): per la gestione di prodotti che vengono venduti a pacchi 4x, 6x, 12x, etc...

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Mostra quantità di vendita / acquisto in elenco prodotti

Serve come indicazione per gli ordini a fornitori: dà la quantità minima che si può/deve ordinare dal fornitore (che può essere diversa rispetto a quella che si vende).
Ad esempio:
Si vende 1 cassa/cartone di Coca-Cola, composta da 6 bottiglie.
In magazzino lo stock diminuisce di 6 pezzi.
Al fornitore però si ordina 1 cassa/cartone, che è composta da 12 bottiglie.

Abilita azioni prodotti: vengono abilitate le promozioni, impostabili con una data di inizio e di fine e con l'opzione 3x2

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Friendly name: si tratta di accorciare il nome di un articolo solo quando viene stampato su uno scontrino, dato che nomi troppo lunghi non è utile vederli stampati.

Ad esempio:

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Nascondi prezzo acquisto a non admin e Blocca modifica prezzi a non admin: sono 2 impostazioni per impedire agli utenti normali (non admin) di vedere i prezzi di acquisto o impedirne la modifica.
Si tratta di un blocco utile se ci sono tanti utenti con più livelli di accesso all'interno di TotalGest.

 

Abbonamento

Queste impostazioni servono soprattutto in fase di fatturazione e rinnovo di un abbonamento.

Per il funzionamento dettagliato, guardate le spiegazioni in questa pagina.

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(1) Selezionare quali campi mostrare nell'elenco degli abbonamenti

(2) In fase di generazione, su una fattura si può riportare in automatico:

Si può aggiungere anche il periodo (date). Questo viene indicato così: Periodo: 01.01.2020 - 31.12.2020

(3) In fase di rinnovo di un abbonamento si può creare la fattura sull'abbonamento corrente oppure sull'abbonamento rinnovato.
La scelta dipende se fatturate a posteriori  sul periodo che sta finendo oppure in anticipo sul periodo futuro.

 

(4) TotaGest gestisce i rinnovi, andando a disdire gli abbonamenti correnti e creandone di nuovi con le date (periodo) rinnovato.
Questo significa che se si mostrano tutti gli abbonamenti e non solo quelli attivi (filtri di ricerca), si vedranno tanti abbonamenti passati.

Quando si rinnova un abbonamento quindi, quello vecchio può essere disdetto al momento del rinnovo (rinnovo che può essere anticipato rispetto al giorno della scadenza) oppure rimane attivo fino alla scadenza.

(5) Impostare la data odierna come data di inizio di un nuovo abbonamento oppure la data usata nell'ultimo abbonamento creato (che quindi può non essere la data odierna).

(6) La data di fine del periodo è calcolata in automatico, e questa può essere:

(7) Impostazione della data al rinnovo